Asistente Administrativo

Agency : Havas Media Group

Job Description : Analista Administrativo de Contratos y Control que será responsable de asegurar la correcta gestión y seguimiento de contratos comerciales, documentación contractual, facturación y controles administrativos relacionados con la operación del negocio.

Funciones

• Gestionar el flujo completo de contratos comerciales con proveedores y clientes, desde su solicitud hasta la firma de todas las partes.

• Validar que la documentación contractual y administrativa se encuentre completa antes del inicio de la ejecución de campañas y servicios.

• Realizar el seguimiento de vigencias, vencimientos, renovaciones y adendas contractuales.

• Mantener actualizado el control y archivo digital de contratos, órdenes de servicio, sustentos y documentación relacionada.

• Elaborar reportes periódicos sobre estatus contractual, consumos y ejecución presupuestal.

• Realizar conciliaciones de inversión y facturación durante los procesos de pre cierre y cierre mensual.

• Conciliar estados de cuenta, facturas y órdenes de medios registradas en el sistema.

• Dar seguimiento a la emisión, recepción y validación de documentación relacionada con proveedores y clientes.

• Coordinar con las áreas de Planning, Buying, Finanzas y Back Office para asegurar el cumplimiento de procesos operativos y administrativos.

• Gestionar requerimientos, observaciones y pendientes documentarios con proveedores.

• Brindar soporte en actividades administrativas vinculadas a la gestión contractual y financiera del área.

Requisitos y conocimientos

• Experiencia en gestión y administración de contratos comerciales con proveedores y/o clientes.

• Experiencia en seguimiento de documentación contractual, órdenes de compra, facturación o procesos administrativos relacionados.

• Experiencia deseable en conciliaciones, control presupuestal y seguimiento de consumos.

• Excel intermedio (tablas dinámicas, validaciones, filtros y fórmulas).

Importante: Buscamos profesionales con experiencia en la gestión de contratos comerciales y seguimiento administrativo con proveedores y/o clientes. Se valorará especialmente experiencia en control documentario, facturación y conciliaciones vinculadas al negocio.

Competencias

• Organización.

• Seguimiento y control de procesos.

• Atención al detalle.

• Capacidad de coordinación con múltiples áreas.

• Orientación al cumplimiento de plazos.

¿Qué ofrecemos?

• Contrato a plazo indeterminado desde el primer día.

• Modalidad híbrida de trabajo.

• EPS cubierta al 100% para el titular.

• Tarjeta de alimentación.

• Cultura colaborativa, inclusiva y orientada al crecimiento.

• Formar parte de una empresa certificada como Great Place to Work.

Contract Type : Permanent

Here at Havas across the group we pride ourselves on being committed to offering equal opportunities to all potential employees and have zero tolerance for discrimination. We are an equal opportunity employer and welcome applicants irrespective of age, sex, race, ethnicity, disability and other factors that have no bearing on an individual’s ability to perform their job.