In questa pillola di progettazione, estratta dal corso Fondi europei per cultura e creatività, parleremo delle 4 azioni che occorre mettere in atto prima di compilare una proposta di progetto.
 

1. Iscrizione al Participant Portal e PIC number

Da qualche tempo, la stragrande maggioranza dei programmi di finanziamento richiede l'utilizzo di un formulario online per l'invio della proposta progettuale. Per questo motivo è fondamentale iscriversi al Participant Portal e ottenere il PIC number, ossia il numero identificativo della nostra organizzazione.
 
La procedura per ottenere il PIC è facile e veloce e non ci ruberà più di qualche minuto. Inoltre, il PIC number rimane sempre valido e potremo utilizzarlo anche per i progetti futuri, per questo motivo è importante non dimenticarlo.
 
Una volta iscritti al portale, potremo aprire il formulario di progetto online e cominciare a compilarlo (scarica un'esempio di formulario di presentazione della proposta).

Inserendo il nostro PIC Number nella sezione anagrafica, il sistema della Commissione Europea ricaverà automaticamente tutte le informazioni di tipo amministrativo, legale e finanziario che avevamo inserito al momento dell'iscrizione al portale e per l'ottenimento del PIC.
 
Al fine di inserire le organizzazioni partner nella proposta di progetto, occorre chiedere loro il PIC number, in modo da ottenere subito tutte le informazioni che le riguardano. Se i nostri partner non hanno alcuna esperienza in progettazione europea, probabilmente non avranno ancora un PIC number e sarà necessario che lo richiedano eseguendo la medesima procedura.
 

2. Lettura attenta di tutta la documentazione

Il secondo passo è quello di leggere scrupolosamente tutti i documenti necessari per la redazione della proposta progettuale: bando, linee guida e allegati.
 
Quando leggiamo il form online, teniamo presente che certe sezioni si palesano solo se rispondiamo in un certo modo ad alcuni quesiti, quindi è bene analizzare domanda per domanda e fare delle prove per capire quali sono tutte le sotto-domande esistenti, in modo da non avere brutte soprese durante l'invio della proposta progettuale.
 
In questa fase iniziale è fondamentale capire in particolare due aspetti:

- il progetto è finanziato al 100% o una parte andrà co-finanziata dai partner?
- il partenariato è in regola con i criteri di ammissibilità?

Ricordiamoci che tutto ciò che risulta da quest’analisi deve essere condiviso con il partenariato in modo che tutto sia chiaro a tutti.
 

3. Analisi SWOT

Il terzo passo è capire se un programma di finanziamento risponde veramente alle nostre esigenze.

Ma come? 

Attraverso una SWOT analysis della nostra organizzazione, ossia una valutazione di punti di forza (Strength), debolezze (Weakness), opportunità (Opportunity) e minacce (Threat):

- Punti di forza (elemento interno): es. competenze che apporteremo al progetto;

- Debolezze (elemento interno): es. ciò che manca alla nostra organizzazione e che andiamo a costruire attraverso la realizzazione del progetto insieme ad altri partner che possono completarci e creare sinergie affinché le nostre competenze, i nostri prodotti e la nostra visibilità possano migliorare;

- Opportunità (elemento esterno): es. collaborazione con altre organizzazioni, nuovi contesti e settori di azione;

- Minacce (elemento esterno): es. difficoltà a trovare partner adeguati, impatto locale poco rilevante, impatto internazionale poco rilevante.

 

4. Analisi delle policy e dei progetti finanziati

Prima di procedere alla scelta del programma di finanziamento più adatto, occorre effettuare un'altra analisi che ci porti a capire che cosa è stato finanziato finora da quel determinato programma.
 
Questo ci serve a non ripetere progetti già esistenti, a proporre qualcosa di innovativo, a trarre ispirazione e a capire che cosa funziona e cosa è vincente: in sostanza ci permette di estrapolare e applicare alla nostra proposta quegli elementi che secondo i valutatori caratterizzano un progetto di successo.
 
Infine, ricordiamoci che è d’obbligo una fase di studio preliminare dove vengono presi in esame i documenti, i libri bianchi (white paper) e i libri verdi (green paper) della Commissione Europea nei settori specifici del nostro progetto, le policy, i trende la strategic research agenda con tutte le priorità di ricerca della CE per gli anni a venire.

Per fare questo, può essere utile dare un'occhiata al sito EUR-Lex, un portale che raccoglie tutta la giurisprudenza dell'UE.