L’importanza di Excel nel mondo del lavoro

Questo articolo è un piccolo spunto per iniziare a conoscere excel e la sua utilità come competenza nel mondo del lavoro. Non vuole essere esaustivo né il classico manuale per imparare formule e calcoli, ma una guida per chi voglia sapere quanto sia davvero richiesta questa skill dalle aziende e quanto sia importante padroneggiarla per accedere a un colloquio.

Quindi, se non hai ben chiaro fino a che punto saper utilizzare excel possa servire, sei nel posto giusto.

Che cosa troverai in questo articolo:

1. Cos’è excel

2. A cosa serve

3. Quanto è importante per le aziende questa skill

4. Come viene utilizzato excel in base ai ruoli lavorativi

5. Le funzioni più utili di excel

6. Scopri il tuo livello

7. Come formarsi

Cos’è excel

E’ tra le skills più richieste nelle offerte di lavoro pubblicate da aziende ed enti - a proposito dai un’occhiata a questi annunci - eppure non tutti i candidati e i neo-laureati credono di poter padroneggiare excel. Parliamo del più famoso programma prodotto da Microsoft per la gestione dei cosiddetti fogli elettronici o fogli di calcolo e che permette di automatizzare operazioni per gestire e aggregare dati di ogni tipo. Non solo numerici. Nasce, insomma, proprio per facilitare il lavoro anche a chi non abbia la laurea in matematica o ingegneria informatica.

Excel in realtà non ha a che fare con la matematica, o non solo, bensì con la logica e il ragionamento per il problem solving. Il problema che aiuta a risolvere sostanzialmente risponde alla domanda: “Qual è il modo più efficiente per organizzare queste informazioni? Come faccio a scoprire velocemente il valore più alto e quello più basso in un elenco?”. Ora, queste domande potranno sembrare astratte, ma se pensate a come sono organizzate aziende e multinazionali, capirete presto che saper applicare anche le sole soluzioni di base di questo programma può facilitare non solo il lavoro ma soprattutto la gestione di obiettivi e task in ufficio.

A cosa serve

Facciamo qualche esempio concreto. Excel si presenta come un foglio virtuale composto da righe e colonne. Il punto di incontro tra riga e colonna diventa una cella, cioè uno spazio in cui possiamo scrivere un dato. Un nome, un cognome, un numero, una data di nascita, un prezzo.

La vera forza di questo programma, lo abbiamo detto, non è tanto quella di tenere traccia delle informazioni, ma di incrociarle e analizzarle grazie a delle formule e a delle funzioni - più in basso ti diamo qualche dritta su quali sono quelle più utili - così da tirar fuori ad esempio il numero di matricola abbinato al cognome di uno studente. O il prezzo esatto di un articolo venduto in negozio. O ancora di ordinare dalla A alla Zeta una lista di nomi o scoprire qual è la regione nel mondo in cui piove di più nel mese di marzo. C’è persino chi usa excel per dipingere (leggi l'approfondimento). 

Prendiamo il caso di una società di consulenza che abbia 1000 dipendenti ognuno con competenze specifiche, stipendi e inquadramenti diversi, anzianità e ferie di cui tener traccia: è vero, esistono i gestionali cioè software che aiutano i reparti risorse umane ad automatizzare l’organizzazione delle forza lavoro, ma fondamentalmente lo schema su cui si basano è quello di excel. Invece di impazzire tenendo conto a mano o su un documento word di nomi, cognomi, mansioni e stipendi un foglio excel può aiutare ad automatizzare elenchi così complessi. E magari scovare chi tra le 1000 persone abbia le competenze più adatte per un nuovo progetto aziendale.

O ancora. E’ con excel che spesso si tiene anche la contabilità di una società medio-piccola. Quindi saperlo utilizzare aiuta moltissimo le imprese a gestire con precisione il bilancio.

Infine, avete mai provato a impostare una campagna pubblicitaria sui social? Bene, lo schema su cui poggiano, anche in questo caso, ricalca excel cioè una griglia con funzioni automatiche che tengono traccia del costo della sponsorizzazione rispetto al numero di utenti raggiunti. Infatti, quando poi provate a scaricare il cosiddetto report della campagna, ciò che avete è un foglio di calcolo su cui poter analizzare ulteriormente i dati.

Quanto è importante per le aziende questa skill

Ora è comprensibile come mai per le imprese padroneggiare un minimo excel sia importante. Dimostra di saper utilizzare il ragionamento logico e soprattutto di ottenere in breve tempo l’estrazione di informazioni chiave rispetto a una montagna di dati, nomi, elenchi ecc… 

Ecco i principali motivi per cui excel rientra tra le competenze richieste nelle job offer:

- Velocità di analisi. Spesso nelle aziende non conta solo la qualità della ricerca o del lavoro ma la velocità con cui si riesce a ottenere un dato importante per prendere decisioni. Il caso classico è l’estrazione dei dati contabili prima di una riunione in cui il management debba decidere se fare o meno un investimento o capire quanto budget poter allocare per un progetto;

- Excel based program. Software gestionali, programmi di analisi dati complessi o per la creazione di infografiche e servizi cloud per l’organizzazione di task e progetti si basano su fogli excel che vanno caricati nei sistemi. Saperli organizzare nel mondo congruo perché i programmi funzionano è vitale il funzionamento delle imprese;

- Organizzazione aziendale. Lo abbiamo accennato e lo ripetiamo, spesso excel è utilizzato per gestire anche le risorse umane e tenere ordinatamente traccia dei profili e di tutte le informazioni utili per gestire al meglio i dipendenti e le esigenze della società;

- Clienti a portata di clic. Excel è anche alla base dei cosiddetti CRM o programmi di gestione del portafoglio clienti di un’impresa ecco perché saperlo utilizzare è importante, aiuta a identificare ad esempio il cliente che deve essere ricontattato per un’offerta, un preventivo, una commessa e così via.

- Perfomance a portata di clic. Allo stesso modo il programma è utilissimo per capire se si stia o meno raggiungendo un obiettivo grazie all’analisi dei dati, come le vendite di un prodotto nel periodo di Natale o il tipo e il numero di post programmati per gestire un piano editoriale in una campagna marketing.

Come viene utilizzato excel in base ai ruoli lavorativi

Qui a Tutored amiamo portare esempi davvero pratici di come una competenza o la propria formazione siano impiegate concretamente nel mercato del lavoro. Quindi abbiamo preparato un elenco di ruoli e profili lavorativi, gli stessi che spesso di trovano nelle offerte, che utilizzano excel:

Salesforce Analyst e Saleforce Business Consultant

Si tratta delle figure commerciali che lavorano all’interno di un’azienda per gestire al meglio la vendita o il processo di go-to-market di un servizio o prodotto. E tutte e tre possono impiegare excel per controllare il CRM, capire quali strategie cambiare per vendere di più o semplicemente organizzare lo stock di magazzino e capire quando un bene sta per finire (scopri qui le posizioni aperte e leggi anche Chi sono e cosa fanno i  salesforce analyst, developer e consultant).

HR o Human Resources specialist

E’ la figura chiave che aiuta a organizzare la componente più importante per un’impresa, cioè il patrimonio umano di profili e competenze, spesso organizzati proprio grazie a programmi basati su excel. Così, il responsabile risorse umane può, grazie ai fogli di calcolo, estrarre il profilo che ha ottenuto le migliori perfomance in un determinato periodo, per aiutare i capi a decidere sulle prossime promozioni (per approfondire leggi anche Quanti sono i profili HR).

Data Analyst e Data Scientist

Nel mondo digitale, l’analisi dei dati è ormai imprescindibile per qualunque azienda, quindi p profili di data analyst e data scientist sono molto ricercati. Questi profili lavorano grazie a sistemi basati su excel, estraendo e incrociando informazioni. Il classico esempio è nel banking dove gli istituti di credito usano queste competenze per scovare, e a volte predire, i prossimi trend di spesa o le esigenze legate agli e-payment facendo analizzare il numero e e le tipologie di pagamenti spesso registrati su complessi fogli di calcolo (approfondisci leggendo  IT Junior Analyst, Data Analyst e Data Scientist: ma cosa fanno esattamente?). 

Business Consultant

Società di consulenza come KPMG, Accenture e Deloitte assumono anche business consultant, cioè le figure che devono analizzare scenari di mercato e suggerire ai clienti le migliori strategie per avviare un nuovo progetto o impresa. Un compito che svolgono anche grazie a excel utilizzato per calcolare trend, budget e proiezioni, ad esempio calcolando esattamente quando - applicando certi prezzi e raggiungendo un tot numero di consumatori - si raggiungerebbe il break even cioè il pareggio tra soldi investiti e incassati dalle vendite (leggi anche Ecco perché dovreste proprio accettare una posizione da business consultant).

Amministrazione & Accounting

E’ una figura contabile che si occupa di emettere le fatture, gestire i pagamenti, interfacciarsi con lo studio del commercialista che fornisce consulenza all’azienda, tenere traccia degli adempimenti fiscali. Per questo, oltre a essere molto richiesto dalle imprese, il profilo deve sapere utilizzare excel per svolgere questi compiti ordinari (leggi anche Non ignorate le posizioni per accounting-amministrativo, sono un passepartout formidabile). 

Statistico

Chi studia o  ha studiato statistica e vuole lavorare nella ricerca o nelle indagini di mercato deve saper utilizzare excel per eseguire stime e calcoli. Un caso classico sono le indagini campionarie realizzate dall’Istat o la creazione di sondaggi i cui risultati saranno poi analizzati con fogli di calcolo (qui abbiamo scritto un articolo apposta Laurea in Statistica: cosa fare dopo?).

Attuario

Per questo ruolo excel è praticamente LO strumento di lavoro principale. L’attuario è una sorta di “mago delle previsioni dei rischi” per il settore assicurativo, in genere con un background in statistica, matematica e analisi dei dati e che utilizza programmi come excel per calcolare quanto sia probabile che un dato evento si verifichi aiutando le società a fissare  i premi e i costi per i rimborsi (leggi anche Cinque buoni motivi per lavorare come Attuario). 

Risk Assurance Associate

Anche in questa posizione, che è meno specialistica dell’attuario, l’uso di excel è un asso nella manica. Si tratta di un assistente che sviluppa insieme ai colleghi i piani di audit per la valutazione dei rischi in ambito assicurativo e accompagna le procedure di controllo interno ed esterno mettendo insieme le informazioni e i report necessari alla revisione del rischio per conto dei clienti delle società di consulenza. Dati che sono appunto gestiti con fogli di calcolo (leggi anche Cinque buoni motivi per lavorare nel comparto Risk Assurance).

Data Visualization Expert

Sempre più aziende, specie nel settore marketing e comunicazione, chiedono ai propri dipendenti di realizzare data visualizzazioni interattive, mappe e grafici per rappresentare in modo più accattivante i dati. Esistono programmi come Tableau o Infogram per farlo, ma questi si basano su dati che devono essere predisposti su excel.

Le  funzioni più utili di excel

Prima di proseguire, una nota importante: la filosofia alla base del programma è stata copiata anche da altri programmi e oggi praticamente è possibile trovare versioni alternative a excel che però funzionano nello stesso modo: OpenOffice Calc, Libreoffice, Google Spreadsheet sono solo alcuni esempi.

Tutte però hanno delle funzioni di base che, se sapute padroneggiare, aprono le porte di un’azienda o comunque velocizzano moltissimo il lavoro. Il concetto alla loro base è sempre lo stesso: fate finta di giocare a battaglia navale e di dover dire al programma cosa “colpire”, cioè cosa calcolare indicando sempre dove pescare i valori di partenza, quindi il perimetro delle colonne e delle righe, che tipo di calcolo effettuare, a che condizioni e dove restituirlo. Vediamo quali sono.

Ordina dalla A alla Zeta e Filtro automatico

E’ una funzione molto semplice, che si trova già pronta e visibile nella barra dei comandi di excel o di programmi simili. Permette di ordinare in automatico dalla dalla A alla Z e viceversa e dal più grande al più piccolo valore e viceversa dati e informazioni inserite senza un criterio particolare. In questo modo è più semplice individuare ad esempio i nomi con la lettera L o il valore medio da 1 a 100. C’è anche la funzione Filtro Automatico che permette di far comparire un a tendina nelle colonne in cui compare l’elenco dei valori presenti così da poterli isolare o evidenziare (guarda come fare).

Somma

E’ forse la funzione più famosa e anche la più utile: permette di sommare matematicamente i valori contenuti nelle celle del foglio excel. Basta posizionarsi su una cella vuota, magari alla fine della colonna in cui ci sono segnati gli importi che abbiamo incassato mese per mese, digitare il segno uguale = e inserire la formula tra parentesi. Così: =(A1:A100). Come nella battaglia navale, le lettere indicano la colonna in cui vogliamo sommare i valori e il numero 1 e 100 le righe. Quindi diciamo a excel qual è l’area, il perimetro, entro cui pescare i dati da sommare. Spingiamo invio e il gioco è fatto (guarda come si fa).

Somma.Se

Questa funzione, somma sempre i valori come abbiamo visto nella funzione Somma normale, ma permette anche di dire a excel di sommare solo certi valori e non altri. Somma se serve infatti a calcolare dati a patto che ci siano certe condizioni: es. somma i valori della colonna A solo se nella colonna B le righe corrispondenti contengano la parola “Maglietta”. In questo modo il programma calcolerà ad esempio solo la somma delle vendite del bene Maglietta e non di tutti i prodotti (guarda come si fa).

Tabella pivot

E’ una funzione che estrae in automatico da un semplice elenco su excel solo i dati che riteniamo più importanti, spesso aiutando a ordinare ad esempio dati che erano segnati verticalmente in una colonna e trasportandoli in versione “orizzontale”, cioè su righe (guarda come si fa).  

Cerca.Vert

E’ una delle funzioni leggermente più complesse di excel ma è la bacchetta magica per scovare correlazioni in un foglio con migliaia di dati. Viene usata molto da chi gestisce stock di magazzino e usa excel per tenere traccia di ordini e prodotti. Questa funziona infatti dice al foglio di capire ad esempio a quale prezzo, indicando in una colonna ad esempio la C, corrisponda un determinato prodotto indicato invece in una colonna diversa, ad esempio la A (scopri come si fa).

Qual è il tuo livello?

Le funzioni sono decine e decine e si possono combinare tra loro creando fogli automatici. Basta inserire i valori nelle celle e questi verranno automaticamente sommati, sottratti, analizzati, in base alle indicazioni inserite. Più se ne sanno utilizzare, più alto è il livello di utilizzo di excel. Per sapere qual è il tuo livello, ecco alcune indicazioni:

Livello Base: devi sapere utilizzare almeno le funzioni Somma e Ordina dalla A alla Zeta. Sono davvero sufficienti a poter realizzare un buon numero di operazioni successive, utili e tener traccia di elenchi, dati di bilancio e informazioni da consultare al momento opportuno.

Livello Medio: devi sapere utilizzare anche le funzioni Filtro, non solo automatico e avanzato e riuscire a pulire i dati per poterli analizzare, ovvero togliendo i duplicati e controllando che non ci siano spazi o valori vuoti nelle celle e che possono sballare i calcoli (scopri di più qui).

Livello Professionale: devi saper estrarre dati con le tabelle pivot e soprattutto saper utilizzare le funzioni Cerca.Vert e le sue varianti e devi poter caricare un foglio excel in un programma come Tableau e poter gestire file con migliaia e migliaia di righe e dati.

Formazione

Le competenze excel non sono innate e no bisogna avere il pallino per la matematica, come detto, ma abituarsi al ragionamento logico. I corsi per imparare a utilizzare questo utilissimo programma sono tanti e spesso gratuiti. Perciò, che tu abbia bisogno di un tutorial di base o di diventare ninja dei fogli di calcolo ecco un elenco utile di risorse e webinar veloci per migliorare le competenze e inserire l’uso di excel tra le skill del tuo curriculum:

Per familiarizzare

- Amico Excel 

- Master Excel

Corsi online

- Master Excel

- Corso online di Excel da zero | Francesca Martorana (guarda qui)

Letture consigliate

- Excel: la guida ufficiale | Microsoft (vedi su Amazon)

- Excel passo dopo passo (vedi su Amazon)

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