Giunti al quinto appuntamento della rubrica "Your Journey", pensata per aiutare i neolaureati a muovere i primi passi nel mondo del lavoro, Riccardo Casa, Talent Advisor ed Employer Branding Analyst, ci darà tutti i consigli necessari per iniziare al meglio il proprio percorso in azienda partendo dall’utilizzo degli strumenti aziendali, fino alla scrittura di un’email da veri professionisti.

Ciao Riccardo! Ci racconti quali sono i tool che vengono messi a disposizione delle persone per svolgere al meglio il loro lavoro?

Ciao a tutte e tutti! Sono diversi gli strumenti che consentono alle persone di svolgere il loro lavoro nel migliore dei modi. Tra questi, troviamo sicuramente il pacchetto Microsoft e tutti gli applicativi che lo compongono: Office, per realizzare documenti word, presentazioni Power Point e tabelle Excel; Outlook per lo scambio di email; Sharepoint per condividere documenti ed informazioni in modo agile e smart; Teams per chattare ed organizzare svariate call insieme ai propri colleghi.

Inoltre, Microsoft Teams offre anche alcune funzionalità utili per la People Experience. Una di queste è Viva Insight, un’app che permette di organizzare al meglio il lavoro individuale e di team, ma anche di comunicare al meglio con i colleghi e velocizzare le decisioni.

Si tratta solo di alcuni esempi. In base alla funzione ed al ruolo, si hanno a disposizione ulteriori strumenti che consentono di svolgere task più specifici.

Questi tool sono particolarmente importanti in un contesto lavorativo sempre più Agile e Hybrid come quello di Unilever. Anche i nostri spazi rispondono a questa esigenza: non si ha più una scrivania fissa, ma “open desk” e meeting room, propedeutiche al lavoro in team e per obiettivi. Questa modalità, non solo abbraccia il wellbeing della persona, ma consente di lavorare con maggiore efficienza.

Consigli su comportamenti che i new joiners dovrebbero adottare durante i primi mesi in azienda?

Prima di tutto, una delle cose più importanti è munirsi di umiltà e di una buona capacità di ascolto. Questo ti permette di recepire più agevolmente le informazioni e, di conseguenza, comprendere come utilizzare determinati strumenti o gestire i diversi stakeholder. 

Altri aspetti molto importanti sono: precisione, trasparenza e rispetto del tempo e del lavoro altrui. A tal proposito, è bene adottare alcune accortezze.

Nell’ottica dell’organizzazione di un meeting, è buona prassi programmarlo all’interno dell’orario di lavoro. Inoltre, è sempre meglio fare un check dei calendar dei nostri potenziali interlocutori, per verificare la loro disponibilità. In caso contrario, si cerca di trovare una soluzione alternativa che li metta nelle condizioni di poter partecipare.

Per agevolare la comunicazione e l’interscambio di informazioni, ci sono delle giuste accortezze, che è possibile adottare. Una di queste è l’impostazione dello status su Teams, per consentire alle persone che ti stanno cercando di sapere se sei disponibile o meno.

Ecco come come settarli:

• Verde sta per “available”: significa che sei disponibile e pronto per interagire e rispondere ai colleghi;
• Giallo sta per “be right back”: significa che in quel momento non ti trovi nella tua postazione e che a breve tornerai disponibile;
• Rosso sta per “busy”o “do not disturb”: indica che sei impegnato in qualche riunione o presentazione e che quindi non sei a disposizione;

Nelle mail vale la stessa regola. Se sei impegnato, in ferie o ti trovi in una giornata di full meeting e quindi hai un accesso limitato alla casella postale, è bene impostare su Outlook un messaggio automatico indicando l’arco temporale per il quale non sarai in grado di rispondere. Ricordati di ringraziare sempre il mittente però, mi raccomando!

Quali sono, invece, gli errori più comuni da evitare al lavoro?

Gli errori in cui si può incorrere possono essere svariati. Spesso, sono dovuti alla frenesia o alla fretta di voler dare una risposta nel più breve tempo possibile, ma questo può trarre in inganno.

Ricordate che dare una risposta è sinonimo di qualità, non di velocità.

Ecco alcuni esempi di errori da evitare:

• Riportare informazioni errate all’interno di una presentazione o una mail;
• Inviare una comunicazione al destinatario sbagliato;
• Dimenticare un appuntamento o di partecipare ad un allineamento;
• Non rispettare una deadline programmata;

Parallelamente a ciò, è bene adottare una serie di accortezze per agevolare il dialogo con il nostro interlocutore. Durante i meeting, è importante mantenere un tone of voice ed una postura corretta e, quando si lavora da remoto, tenere accesa la videocamera per agevolare la comunicazione e non far mancare mai la “dimensione umana” anche in un contesto così digitalizzato. Un’altra buona pratica è quella di alzare la mano prima intervenire.  Nelle video call, ad esempio, Teams crea l’ordine dalla prima all’ultima persona che desiderano intervenire. È buona prassi rispettarlo.

Abbiamo detto che le comunicazioni via email sono cruciali. Potresti darci alcune linee guida su come scrivere un’e-mail professionale ed efficace?  

La prima cosa da tenere in considerazione, nel momento in cui si scrive una mail, è la seniority ed il ruolo del nostro interlocutore ed in base a ciò adattare il proprio registro linguistico. Soprattutto nei primi tempi, è bene presentarsi ed essere dettagliati tanto nella descrizione del team di cui si fa parte, quanto nella ragione per cui si sta scrivendo quel messaggio. Inoltre, prima di inviare una mail è necessario comprendere l’obiettivo della comunicazione e sincerarsi di essere in possesso di tutte le informazioni utili da condividere.

A mio avviso, una mail professionale ed efficace dovrebbe essere strutturata in questo modo: 

1. Introduzione: se si sta scrivendo a una persona che non si conosce, è sempre bene dare una connotazione di chi si è, dove si lavora e quale progetto si sta supportando;
2. Messaggio: deve essere conciso ma specifico. Personalmente utilizzo anche i bullet point, soprattutto se devo comunicare diverse informazioni.
3. Chiusura: è importante ringraziare sempre l’altra persona perché leggere una mail significa dedicare tempo, che è una risorsa preziosa. Inoltre, è bene tenersi disponibile per dare ulteriori chiarimenti e delucidazioni se l’interlocutore non ha compreso del tutto le informazioni condivise.
4. Saluti: se c’è distanza con l’interlocutore si può utilizzare, come frase conclusiva, “Un cordiale saluto” o “Cordialmente”, mentre se si ha più confidenza va bene anche “Un caro saluto” o “A presto”.

Grazie Riccardo!