Office Manager

Dettaglio offerta di lavoro

Luogo di lavoro:

BOLOGNA (BO)

Tipo di contratto:

Tempo determinato

Orario:

Tempo Pieno

Fascia di RAL:

Fino a 25.000 €

la retribuzione verrà quantificata sulla base di criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere e alle pertinenti disposizioni del contratto collettivo applicato in relazione alla posizione.

Descrizione del ruolo

Lavoropiù Spa, filiale di San Lazzaro, ricerca per azienda cliente inserita nel settore tessile:

un/una Office Manager

La risorsa sarà responsabile del funzionamento efficiente dell'ufficio attraverso una serie di mansioni amministrative, finanziarie, di risorse umane (HR) e di gestione della struttura (facilities). Questa posizione riporta all'Head of Sales – Southern Europe.

RESPONSABILITÀ PRINCIPALI

Amministrazione:

• Accoglienza clienti/visitatori e gestione del centralino telefonico

• Gestione di posta, pacchi, corrieri e spedizionieri

• Classificazione e archiviazione

• Gestione della corrispondenza e delle richieste di informazioni

• Preparazione di lettere e report

• Implementazione e mantenimento delle procedure e dei processi amministrativi dell'ufficio

• Garantire una comunicazione efficace con la sede centrale EMEA (Regno Unito)

Finanza e Contabilità:

• Collegamento con lo studio commerciale/consulente del lavoro esterno e con il dipartimento finanziario della sede centrale

• Elaborazione delle fatture passive (fornitori): controllo, follow-up e rendicontazione

• Gestione dei rapporti con l'istituto bancario e gestione delle carte di credito aziendali

• Controllo e rendicontazione delle spese (carte di credito e contanti)

Risorse Umane (HR):

• Interfaccia con il nostro studio di consulenza del lavoro italiano e con il dipartimento HR della sede centrale

• Supporto alle attività di reclutamento (recruitment) in caso di necessità

• Gestione delle buste paga: preparazione, controllo e invio

• Amministrazione dei fornitori locali di benefit aziendali

• Coordinamento delle procedure di inserimento (onboarding) e uscita (offboarding) del personale

Servizi Generali (Facilities):

• Garantire il regolare funzionamento dell'ufficio (servizi, attrezzature, forniture, pulizia, stoccaggio)

• Interfaccia con il dipartimento IT della sede centrale e con il fornitore IT esterno, se necessario

• Mantenere e garantire che le politiche di salute e sicurezza siano aggiornate

• Ordinare articoli di cancelleria e arredamento (per l'ufficio e per i rappresentanti commerciali)

• Garantire una solida gestione dei contratti con i fornitori e i prestatori di servizi

• Gestione della flotta aziendale: coordinamento della telefonia (fissa e mobile) e dei veicoli con la società di leasing

• Ottimizzazione dei costi e negoziazione dei contratti

Gestione Eventi:

• Organizzazione e prenotazione di trasporti e alloggi per il team italiano in caso di necessità

• Prenotazione di viaggi per le riunioni di vendita EMEA

• Prenotazione di viaggi per le esigenze del team

Requisiti

• Persona organizzata, rigorosa, dinamica, propositiva e autonoma

• Affidabile e con spiccata capacità di gestire informazioni riservate

• Esperienza nell'amministrazione d'ufficio

• Forti doti comunicative

• Fluente in italiano e in inglese

Si offre contratto di lavoro a tempo determinato ma a scopo stabilizzazione.

Orario di lavoro full time da lunedì a venerdì in fascia centrale.

RAL compresa tra 25k e 30k.

La ricerca ha carattere di urgenza