Executive

TBC En la oficina de Madrid de DLA Piper buscamos un/a Executive Assistant que quiera unirse a nuestro equipo y ofrecer soporte administrativo y organizativo de excelencia a nuestros socios y abogados.

Principales responsabilidades:

Soporte administrativo

• Gestión de agendas, reuniones, llamadas, correspondencia y viajes.

• Elaboración y formato de documentación legal, informes y presentaciones.

• Gestión y archivo de documentación física y digital.

• Apoyo administrativo a abogados y equipos legales.

Soporte financiero y de facturación

• Apertura y cierre de clientes y asuntos, verificaciones de conflictos y cumplimiento AML

• Seguimiento de gastos y control de horas

• Apoyo en la facturación, gestión de fondos de clientes y seguimiento de cobros

• Elaboración de informes relacionados con facturación y cuentas pendientes

Soporte a Marketing y Desarrollo de Negocio

• Colaboración con el departamento de marketing en la elaboración de propuestas comerciales y organización de eventos.

• Mantenimiento de información de clientes, experiencias y directorios legales.

Perfil buscado:

• 2-3 años de experiencia previa como Legal Executive Assistant o posiciones administrativas similares en entornos de servicios profesionales.

• Excelentes capacidades organizativas y atención al detalle.

• Nivel alto de inglés y español.

• Manejo avanzado de Microsoft Office.

• Habilidades de trabajo en equipo y orientación al cliente.

Buscamos una persona proactiva, organizada, resolutiva y capaz de desenvolverse en un entorno dinámico, con interés en desarrollar su carrera profesional dentro de un despacho internacional de primer nivel.

¡Te esperamos!

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We are currently seeking a Executive Assistant to join our team at DLA Piper's Madrid office, providing high-quality administrative and organizational support to our partners and lawyers.

Key Responsibilities:

Administrative Support

• Manage calendars, meetings, calls, correspondence, and travel arrangements.

• Prepare, format, and produce legal documents, reports, and presentations.

• Maintain accurate digital and physical filing systems.

• Provide administrative support to lawyers and the wider legal team.

Finance & Billing Support

• Support client and matter opening and closing processes, including conflict checks and AML compliance procedures.

• Assist with expense processing and time-recording reviews.

• Support billing activities, client fund administration, and payment follow-up.

• Prepare reports relating to billing, payments, and outstanding receivables.

Marketing & Business Development Support

• Collaboration with the Marketing department in the preparation of business proposals and the organisation of events.

• Maintenance of client information, deal credentials, and legal directory submissions.

Skills & Qualifications

• 2-3 years of previous experience as a Legal Executive Assistant or in a similar professional services environment.

• Strong organizational skills and excellent attention to detail.

• Excellent written and verbal communication skills in both English and Spanish.

• Advanced proficiency in Microsoft Office, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.

• Strong teamwork skills and the ability to collaborate effectively across multiple departments.

What are we looking for?

We are seeking a proactive, highly organized, and detail-oriented professional with strong problem-solving abilities and a client-focused mindset. The successful candidate will thrive in a fast-paced environment, demonstrate excellent prioritization skills, and be committed to delivering high-quality work while continuously seeking opportunities for improvement.

This is an excellent opportunity for a motivated individual looking to develop their career within a leading international law firm.

Te informamos que en DLA Piper estamos firmemente comprometidos con la igualdad de oportunidades, con la diversidad e inclusión, contando con una estrategia a nivel local e internacional para la promoción y consolidación de estos valores. Este compromiso marca nuestro plan de actuación en los programas de captación, promoción y desarrollo de talento.