Executive Assistant (m/f/d)

Position Description:

Du möchtest nah an unternehmerischen Entscheidungen arbeiten, Verantwortung übernehmen und dafür sorgen, dass im Management-Alltag die richtigen Themen zur richtigen Zeit vorankommen?

Für unseren Geschäftsbereich Germany North suchen wir einen Executive Assistant (m/f/d), der die Leitung unseres Geschäftsbereichs (BU Lead) im operativen und strategischen Tagesgeschäft unterstützt. Du bist zentrale Vertrauensperson, organisatorische Schnittstelle und Sparringspartner für eine Vielzahl managementnaher Themen.

Dabei geht es um deutlich mehr als klassische Assistenz. Du strukturierst komplexe Abläufe, bereitest Entscheidungen vor, hältst Maßnahmen nach und steuerst eigenständig Projekte und Sonderthemen. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem BU Lead und dem Führungsteam erhältst Du umfassende Einblicke in die operative, finanzielle und strategische Steuerung eines Geschäftsbereichs innerhalb eines internationalen IT- und Beratungsunternehmens.

Your future duties and responsibilities:

• Zentrale Vertrauensperson und organisatorische Schlüsselfunktion an der Seite des BU Leads Germany North

• Proaktive Unterstützung des BU Leads im Tagesgeschäft eines internationalen Unternehmens mit dezentralen Strukturen, klarer Accountability und vielfältigen nationalen und internationalen Schnittstellen

• Eigenverantwortliche Steuerung und Priorisierung eines anspruchsvollen Management-Kalenders

• Vorausschauendes Erkennen von Handlungsbedarfen, Prioritäten und Abhängigkeiten sowie selbstständiges Vorantreiben der daraus resultierenden Themen

• Vorbereitung, Organisation und Nachverfolgung von Management-Meetings, Leadership Meetings, Workshops und Offsites

• Strukturierte Nachverfolgung von Entscheidungen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Terminen

• Erstellung und Aufbereitung von Management-Unterlagen, Präsentationen, Briefings und Entscheidungsgrundlagen

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachverfolgung von Business Planning, Forecasts und finanziellen sowie operativen Management-Themen in enger Zusammenarbeit mit den jeweils verantwortlichen Funktionen

• Eigenständige Übernahme und Steuerung von managementnahen Projekten und Sonderthemen

• Koordination und Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Bereichen der Business Unit und darüber hinaus

• Zentrale Ansprechperson für nationale und internationale Führungskräfte, Mitarbeitende sowie externe Geschäftspartner

• Professionelle Steuerung der Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache

• Planung und Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie ausgewählter Management-Veranstaltungen

• Kontinuierliche Weiterentwicklung der Arbeitsabläufe und Strukturen im Umfeld des BU Leads

Required qualifications to be successful in this role:

Du bringst mehrere Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren managementnahen kaufmännischen Funktion mit. Ein kaufmännisches oder betriebswirtschaftliches Studium bzw. eine vergleichbare Qualifikation bildet dafür eine gute Grundlage. Auch Profile aus Controlling, Finance oder Business Management sind willkommen, wenn Du Deine fachliche Erfahrung in eine breitere, managementnahe Rolle einbringen möchtest.

Entscheidend ist Deine Arbeitsweise: Du denkst voraus, erkennst Zusammenhänge, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Themen auch in einem dynamischen Umfeld zuverlässig vorankommen.

Damit bist Du bei uns richtig:

• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion oder einer vergleichbaren managementnahen kaufmännischen Rolle

• Sehr gutes Organisationsvermögen, Eigeninitiative und eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise

• Fähigkeit, Themen selbstständig zu priorisieren, zu steuern und zum Abschluss zu bringen

• Erfahrung mit Projekten oder managementnahen Sonderthemen

• Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu erfassen, zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten

• Gutes betriebswirtschaftliches Verständnis; Kenntnisse in Controlling, Finance oder Business Planning sind von Vorteil

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit für moderne digitale und AI-gestützte Arbeitsmittel

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

• Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und diplomatisches Geschick

• Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

Was die Rolle besonders macht:

Du arbeitest unmittelbar mit dem BU Lead Germany North und dem Leadership Team zusammen und erhältst Einblick in wesentliche geschäftliche, finanzielle und organisatorische Entscheidungen. Dabei bietet Dir die Rolle viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum: Du kannst Strukturen verbessern, eigene Themen übernehmen und Management-Prioritäten wirksam in die Umsetzung bringen. Für Profile aus Finance, Controlling oder Business Management bietet die Position zudem die Möglichkeit, die eigene fachliche Perspektive um ein breiteres Verständnis für Management und Unternehmenssteuerung zu erweitern.

Was wir bieten

• Bei uns findest du Kolleg:innen, mit denen die Zusammenarbeit Spaß macht. Wir begegnen uns offen, duzen uns über alle Positionen hinweg und denken nicht in Hierarchien oder Silos.

• Du arbeitest meist direkt an deinem Heimatort – weil wir Kundennähe wörtlich nehmen und uns Work-Life-Balance am Herzen liegt.

• Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und hast je nach Kundensituation die Möglichkeit, von zuhause zu arbeiten.

• Die richtigen Trainings und Zertifikate bringen deine Weiterbildung voran. Unsere E-Learning-Plattform Academia ermöglicht dir das Lernen, wo und wann du willst.

• Einen Teil deines Bruttogehalts kannst du in CGI Aktien investieren – bis maximal 3 % des Monatsgehalts geben wir für jeden Euro einen weiteren hinzu.

• Außerdem beteiligen wir dich am Unternehmenserfolg: Du erhältst eine Gewinnbeteiligung, die sich nach deiner individuellen Leistung richtet, sowie danach, wie wir als Unternehmen unsere finanziellen Ziele erreichen konnten.

• Wir bieten verschiedene Modelle, damit du mobil sein kannst: wie Bahncard oder Dienstfahrrad.

• Sabbatical oder Elternzeit werden unterstützt. Sie sind bei uns kein Karriere-Stopper!

• Wir sind an deiner Seite, auch wenn es einmal nicht so gut läuft: Du kannst Sonderurlaub nehmen, und unsere Beratungshotline steht dir immer zur Verfügung.

• Eine Vielzahl an gemeinsamen Events und Freizeitaktivitäten stärkt deine Verbundenheit mit deinen Kolleg:innen.

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What you can expect from us:

Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action.

1976 gegründet und nach wie vor familiengeführt, ist CGI heute einer der weltweit größten unabhängigen Anbieter von IT und Business Consulting. Ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Teamwork, Respekt und Zusammenhalt machen das Arbeiten bei uns besonders. Bei uns kannst du dein volles Potenzial entfalten!

Du darfst dich vom ersten Tag an als Miteigentümer:in von CGI verstehen. Wir lassen unsere Vision gemeinsam Wirklichkeit werden. Wir profitieren von unserem gemeinsamen Erfolg und haben die Möglichkeit und die Verantwortung, die Strategie und Ausrichtung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Deine Arbeit schafft Mehrwert. Du findest innovative Lösungen und stärkst dein Netzwerk aus Kolleg:innen und Kunden. Gleichzeitig hast du Zugang zu globalen Ressourcen, um große Ideen zu verwirklichen, neue Chancen zu nutzen und von der immensen Branchen- und Technologie-Kompetenz zu profitieren.

Du bringst deine Karriere voran, da du in einem Unternehmen arbeitest, das auf Wachstum und Langlebigkeit ausgelegt ist. Du wirst von Führungskräften unterstützt, die deine Gesundheit und Zufriedenheit fördern – und dir Möglichkeiten bieten, deine Fähigkeiten zu vertiefen und deinen Horizont zu erweitern.