Digital Office Manager:in; 70-80%

Tasks

• Verantwortung für zentrale administrative Prozesse und deren steter Automatisierung inkl. Evaluation und Einsatz von KI-Tools zur Effizienzsteigerung

• Jahres-Terminplanung, Koordination übergreifender Termine der Geschäftsleitung, Agendamanagement des Geschäftsführers sowie Erstellung pragmatischer Protokolle und Dokumentationen ausgewählter Schlüsselmeetings

• Steuerung wiederkehrender Führungs- und Planungsprozesse, Konsolidierung von Geschäfts-Unterlagen und -Dokumentationen sowie Pendenzenmanagement

• Organisation von Event-Formaten für die Führungscrew sowie Unterstützung der Unternehmenskommunikation bei Mitarbeitendenanlässen

• Koordination zentraler Corporate Services Aufgaben, externer Facility-Management-Dienstleister sowie administrative Unterstützung der Unternehmenskommunikation

Requirements

• Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3–5 Jahre) in einer ähnlichen Funktion (Aus- oder Weiterbildung im Bereich digitales Office Management von Vorteil)

• Freude am Hinterfragen von Prozessen und pragmatische Umsetzung von deren Verbesserungen

• Digitale Denkweise sowie Begeisterung für den sinnvollen Einsatz von Automatisierungen und KI

• Selbständige Verantwortungsübernahme, zielgerichtetes Vorantreiben und Abschliessen von Themen sowie verbindliches und durchsetzungsstarkes Auftreten gegenüber Führungskräften

• Bereitschaft, operative Routineaufgaben zu übernehmen und diese laufend zu vereinfachen oder zu automatisieren

Benefits

• Vergünstigungen: Rabatt auf das Reiseangebot ITS Coop Travel, 5-fache Anzahl Superpunkte im Supermarkt, bis zu 20% Rabatt auf verschiedene Versicherungsleistungen, bis zu 20% Rabatt in allen Formaten der Coop-Gruppe, günstigere Mobile- und Prepaid-Abos bei Coop Mobile, Reka-Card: Vergünstigung bei Bezug, Vergünstigungen für Freizeitaktivitäten

• Anstellungsbedingungen: Pensionskasse: 2/3 wird von Coop einbezahlt, Attraktive Anstellungsbedingungen und zertifizierte Lohngleichheit, Gesamtarbeitsvertrag (GAV), 18 Wochen bezahlter Mutterschaftsurlaub und 4 Wochen bezahlter Vaterschaftsurlaub, Treueprämien

• Arbeitszeit: 5 Wochen Ferien

• Weiterbildung: Unterstützung für externe Aus- und Weiterbildungen

• Nachhaltigkeit: Engagement für Mensch und Tier und Natur mit über 400 Taten

• Kommunikation: interne App für Mitarbeitende

• Gesundheit: Update-Fitness: Fr. 200.– Rabatt aufs Jahresabonnement