Executive Assistant

Overview

Ми шукаємо досвідченого та проактивного асистента, який забезпечуватиме високий рівень адміністративної підтримки Генерального директора та Лідерської команди, а також очолить адміністративну функцію компанії. На цій посаді ви будете відповідати за організацію роботи офісу, управління адміністративними процесами, координацію документообігу, взаємодію з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами, а також розвиток команди адміністративної підтримки.

Responsibilities

1. Підтримка Генерального директора та Лідерської команди

• Координує адміністративну підтримку Генерального директора та Лідерської команди, забезпечуючи безперервність та якість сервісу

• Організовує наради та зустрічі.

• Організовує відрядження, включаючи логістику, документообіг та звітність

• Супроводжує візити гостей та зовнішніх делегацій

2. Управління адміністративною функцією та офісною інфраструктурою

• Забезпечує ефективне функціонування офісної інфраструктури відповідно до корпоративних стандартів

• Керує життєвим циклом офісних приміщень (вибір, оренда, оптимізація, переїзди)

• Планує та контролює адміністративний бюджет, забезпечуючи оптимальність витрат

• Організовує та контролює закупівлі адміністративних товарів і послуг

• Забезпечує ефективну взаємодію з постачальниками (договірна робота, SLA, якість послуг)

• Координує функціонування рецепції та офісних сервісів

3. Управління документообігом і адміністративними процесами

• Забезпечує ефективний та контрольований документообіг (створення, погодження, рух, архівування)

• Бере участь у розробці та впровадженні адміністративних політик і процедур

4. Управління командою адміністративної підтримки

• Керує командою відділу загального діловодства (секретарі)

• Формує та підтримує єдині стандарти адміністративного сервісу в компанії

Qualifications

• Вища освіта

• 3+ років досвіду у сфері Executive / Administrative Support

• Досвід роботи з топ-менеджментом (first line / Leadership Team)

• Вільне володіння українською мовою, англійська — upper- intermediate