HR Generalist

HR GENERALIST (V HHSSC-u)

Namen delovnega mesta

Zagotavljanje celovite operativne in administrativne HR podpore v okviru Centra za kadrovske storitve (HR Shared Service Center – SSC) za več držav. Delovno mesto vključuje vodenje kadrovskih evidenc, pripravo kadrovske dokumentacije, koordinacijo kadrovskih procesov ter zagotavljanje točnosti podatkov in ustreznega arhiviranja dokumentacije.

Struktura nalog in odgovornosti

1. Upravljanje kadrovskih evidenc in administracije

Kadrovske evidence

• Vodenje in spremljanje evidenc delovnega časa, odsotnosti zaposlenih ter pravilnega načrtovanja in koriščenja letnega dopusta v več državah.

• Spremljanje in vodenje drugih zakonsko predpisanih kadrovskih evidenc v skladu z lokalno delovnopravno zakonodajo in regulatornimi zahtevami posamezne države.

Upravljanje evidenc varnosti in zdravja pri delu (VZD)

2. Priprava dokumentacije in upravljanje življenjskega cikla zaposlenih

Priprava zaposlitvene in kadrovske dokumentacije, prijave in odjave (Priprava pogodb o zaposlitvi, aneksov k pogodbam ter drugih dopisov, sklepov, odločb in kadrovske dokumentacije skozi celoten življenjski cikel zaposlenega, v skladu z veljavno zakonodajo.)

3. Upravljanje dokumentacije in arhiviranje

Upravljanje personalnih map

• Vzpostavitev, vodenje in sistematična organizacija fizičnih in elektronskih personalnih map zaposlenih skozi celotno obdobje zaposlitve, od zaposlitve do prenehanja delovnega razmerja.

Arhiviranje

• Zagotavljanje ustrezne hrambe in arhiviranja vse kadrovske dokumentacije ter evidenc v skladu z zakonskimi roki hrambe in predpisi s področja varstva osebnih podatkov (GDPR).

4. Podpora obračunu plač

Zbiranje podatkov

• Pravočasno zbiranje, preverjanje in priprava vseh vhodnih podatkov za obračun plač, vključno z odsotnostmi zaposlenih, nadomestili, spremembami delovnega razmerja in drugimi podatki, povezanimi z obračunom plač, za več držav.

Koordinacija obračuna plač

• Posredovanje preverjenih podatkov za obračun plač internim ali zunanjim izvajalcem obračuna ter usklajevanje in reševanje morebitnih neskladij ali odprtih vprašanj.

5. Kadrovski informacijski sistemi, analitika in nenehne izboljšave

Administracija HR sistemov

• Vnos, preverjanje ter zagotavljanje najvišje stopnje točnosti in integritete podatkov zaposlenih v kadrovskem informacijskem sistemu (HRIS).

Analitika in poročanje

• Priprava rednih in ad hoc kadrovskih poročil, analiz ter pregledov podatkov o zaposlenih.

Sodelovanje pri projektih

• Aktivno sodelovanje pri testiranjih, optimizacijskih pobudah, izboljšavah procesov ter uvajanju novih HR orodij in sistemskih modulov.

Razvoj in optimizacija procesov

• Sodelovanje pri načrtovanju, uvajanju in optimizaciji kadrovskih ter administrativnih procesov z namenom povečanja operativne učinkovitosti in zagotavljanja skladnosti s korporativnimi standardi.

Standardizacija procesov

• Vzpostavljanje, usklajevanje in optimizacija administrativnih procesov v več državah ob zagotavljanju enotnih praks in postopkov znotraj Centra za kadrovske storitve (SSC).

Upravljanje skladnosti

• Zagotavljanje, da so kadrovska dokumentacija, postopki in procesi skladni z lokalno delovnopravno zakonodajo ter internimi korporativnimi politikami in smernicami.

6. Koordinacija uvajanja novozaposlenih in medfunkcijsko sodelovanje

Upravljanje uvajanja novozaposlenih (onboarding)

• Koordinacija in administrativna podpora pri uvajanju novozaposlenih v skladu z lokalno določenimi postopki uvajanja v posameznih državah.

Koordinacija komunikacije

• Usklajevanje komunikacije in pretoka informacij med ključnimi deležniki, vključno z oddelki IT, obračunom plač, vodji in novozaposlenimi.

Podpora lokalnim ekipam

• Zagotavljanje podpore lokalnim ekipam pri izvajanju kadrovskih aktivnosti, administrativnih procesov in uporabi HR orodij.

Regionalna koordinacija

• Koordinacija kadrovskih aktivnosti med državami ter zagotavljanje doslednega izvajanja kadrovskih procesov in najboljših praks na ravni regije.

Upravljanje deležnikov

• Upravljanje in koordinacija komunikacije z lokalnimi koordinatorji, HR Business Partnerji (HRBP), direktorji, vodji, ekipami HSE in TQR ter zaposlenimi glede kadrovskih zahtev, organizacijskih sprememb, poročanja in operativne podpore.