Payroll Officer (6 months FTC)

Overview

As a Payroll Officer, you play a key role in ensuring the accurate and timely processing of payroll for our employees in Belgium and the Netherlands. You act as a trusted partner for both HR and employees on payroll-related matters, providing accurate reporting and administrative support. In addition, you will have the opportunity to contribute to challenging payroll projects, process improvements, and change initiatives, actively supporting the continuous professionalization and optimization of our payroll operations.

The position is for 6 months

---

Als Payroll Officer speel je een cruciale rol in het garanderen van een correcte en tijdige loonverwerking voor onze medewerkers in België en Nederland. Je bent een betrouwbare partner voor HR en medewerkers bij payrollgerelateerde vragen en zorgt voor accurate rapportering en administratieve opvolging. Daarnaast krijg je de kans om mee te werken aan uitdagende payrollprojecten, optimalisaties en veranderinitiatieven, waardoor je actief bijdraagt aan de verdere professionalisering van onze payrollprocessen.

Responsibilities

Key Responsibilities

• Partner with HR Officers across multiple locations to ensure accurate, timely, and compliant payroll processing for both blue-collar and white-collar employees.

• Collect, validate, and process all payroll-related information provided by HR teams.

• Ensure the correct use of payroll and time codes, performing and documenting payroll controls to maintain a high level of accuracy and compliance.

• Manage and coordinate payroll-related activities related to insurance and pension administration, while ensuring timely and accurate communication with all relevant stakeholders.

• Support the implementation of changes in social and tax legislation in close collaboration with the Payroll Manager.

• Coordinate expatriate payroll administration and liaise with external service providers to ensure seamless support and compliance.

• Prepare and analyze payroll reports for internal stakeholders (Finance Control, Finance Planning, HR) and external parties (works councils, auditors, tax and social authorities, etc.).

• Monitor internal controls and execute key control activities to support a strong governance and compliance framework.

---

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Samenwerken met HR Officers van verschillende locaties om een correcte, tijdige en conforme payrollverwerking voor zowel arbeiders als bedienden te garanderen.

• Verzamelen, valideren en verwerken van alle payrollgerelateerde gegevens die door HR worden aangeleverd.

• Waken over het correcte gebruik van loon- en tijdcodes en het uitvoeren en documenteren van payrollcontroles om een foutloze salarisadministratie te waarborgen.

• Beheren en coördineren van payrollgerelateerde processen inzake verzekeringen en pensioenadministratie, en zorgen voor een tijdige en accurate communicatie naar alle betrokken stakeholders.

• Ondersteunen bij de implementatie van wijzigingen in sociale en fiscale wetgeving, in nauwe samenwerking met de Payroll Manager.

• Coördineren van expatdossiers en samenwerken met externe partners om een correcte administratieve opvolging te verzekeren.

• Opstellen en analyseren van payrollrapporteringen voor interne stakeholders (Finance Control, Finance Planning, HR) en externe partijen (ondernemingsraad, auditors, sociale en fiscale instanties, enz.).

• Uitvoeren en monitoren van interne controles en key controls ter ondersteuning van een sterk control framework.

Qualifications

Your Profile

• You possess excellent communication and interpersonal skills and are able to build strong relationships with colleagues across Payroll, Finance, HR, and other internal and external stakeholders.

• You have at least 2 years of relevant payroll experience.

• You are fluent in Dutch and English; knowledge of French is considered an asset.

• Experience working in an international or multinational environment is a strong advantage.

• You are detail-oriented, proactive, and motivated to contribute to the flawless execution of both recurring payroll processes and ad-hoc activities and projects.

• You are comfortable navigating digital tools and systems and thrive in a fast-paced, digital working environment.

• You have strong Excel skills and are capable of analyzing large data sets, preparing reports, and supporting the continuous improvement and optimization of payroll processes.

• You work in a structured manner, take ownership of your responsibilities, and maintain a strong focus on accuracy and quality.

---

Jouw profiel

• Je beschikt over uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden en bouwt gemakkelijk sterke samenwerkingen op met collega's binnen Payroll, Finance, HR en andere interne en externe stakeholders.

• Je hebt minimaal 2 jaar relevante ervaring binnen payroll.

• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels; kennis van het Frans is een pluspunt.

• Ervaring binnen een internationale of multinationale organisatie is een sterke troef.

• Je bent nauwkeurig, resultaatgericht en gemotiveerd om bij te dragen aan een foutloze uitvoering van zowel dagelijkse payrollprocessen als ad-hoc opdrachten en projecten.

• Je hebt een sterke affiniteit met digitale systemen en voelt je comfortabel in een snel evoluerende digitale werkomgeving.

• Je beschikt over uitstekende Excel-vaardigheden en bent in staat om grote hoeveelheden data te analyseren, rapporteringen op te stellen en payrollprocessen efficiënt te ondersteunen en optimaliseren.

• Je werkt gestructureerd, neemt verantwoordelijkheid en hebt oog voor detail en kwaliteit.