Técnico/a de Apoyo a Dirección y Soporte de Servicios Generales Madrid

País España

Ciudad MADRID

Area Espagne

Workplace location MADRID-CAMPO DE LAS NACIONES(ESP)

Empresa empleadora TotalEnergies Electricidad Y Gas España, S.A.

Dominio General Services

Art des Auftrags Contrato a tiempo indeterminado

Experiencia Menos de 3 años

TotalEnergies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España. Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad.

• Apoyo a Dirección:

  • Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección
  • Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos
  • Organizar y coordinar viajes profesionales
  • Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.
  • Recibir y atender visitas institucionales o corporativas
  • Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.

• Seguimiento y coordinación de servicios generales

  • Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas
  • Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.
  • Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
  • Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas.
  • Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados.

• Gestión administrativa y soporte transversal

  • Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas.
  • Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados
  • Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas
  • Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área.
  • Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo.
  • Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico.
  • Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid.

• Participación en proyectos y mejora continua

  • Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía.
  • Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa.
  • Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito

• Apoyo a Dirección:

  • Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección
  • Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos
  • Organizar y coordinar viajes profesionales
  • Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.
  • Recibir y atender visitas institucionales o corporativas
  • Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.

• Seguimiento y coordinación de servicios generales

  • Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas
  • Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.
  • Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
  • Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas.
  • Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados.

• Gestión administrativa y soporte transversal

  • Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas.
  • Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados
  • Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas
  • Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área.
  • Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo.
  • Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico.
  • Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid.

• Participación en proyectos y mejora continua

  • Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía.
  • Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa.
  • Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito

Formación Académica y/o Años de Experiencia:

• Formación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición.

• Inglés nivel alto (hablado y escrito).

• Francés nivel alto de francés.

• Experiencia realizando funciones similares a las descritas.

• Se valorará conocimientos de PRL (curso básico).

Competencias Técnicas y Comportamentales:

• Usuario avanzado de Ofimática

• Perfil operativo

• Habilidades de comunicación

• Habilidades de relación

• Proactividad

• Flexibilidad y adaptación

• Capacidad resolutiva

• Disponibilidad para viajar

• Gestión de Servicios Generales

• Conocimientos SAP módulos Logístico y Financiero

• Gestión de agendas

• Trabajo en equipo

TotalEnergies valora la diversidad, promueve el crecimiento individual y ofrece carreras con igualdad de oportunidades.