Офис-менеджер, Бишкек

Обязанности:

• Обеспечивать эффективную жизнедеятельность офиса (4го этажа) в рамках выделенного бюджета с целью обеспечения комфортных условий для работы и поддержания позитивного имиджа компании.

• Обеспечивать прием и переадресацию телефонных звонков.

• Организовывать выбор поставщиков и подписание договоров на благотворительность, переводческие услуги, услуги авиаперелетов, такси и услуги гостиниц и прочие договора (сбор пакета тендерной документации и контроль выполнения условий этих договоров, организацию взаимодействия с ними сотрудников).

• Осуществлять заказ аксессуаров с логотипом компании (конверты, ежедневники и пр)

• Заниматься заказом и оплатой счетов по продуктам питания и представительским расходам подразделения.

• Организовывать локальные и выездные корпоративные мероприятия, сессии, конференции (согласование аудитории, оснащенности орг. техникой, кофе-брейков), совместно с HR отделом

• Подготавливать проекты исходящих писем и официальных ответов на входящие письма.

• При необходимости, осуществляет переводы англ /русский, в пределах своих компетенций.

• Обеспечивать документооборот и регистрацию внутренней и внешней документации.

• Контролировать процедуру визирования договоров, приказов их регистрацию, хранение документов и сдачу в архив.

• Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации и поступающей информации.

• Осуществлять кадровый документооборот по всем видам отпусков организации и командировок.

• Обеспечивать и оформлять все необходимые документы для координации визитов и аллокации иностранных коллег, в рамках законодательства КР и политик компании.

• Организовывать командировки сотрудников, бронирование и выкуп авиа/ железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

• Координировать работу офисных водителей, распечатывать заявки на заказ авто, формировать заявки на заказ авто.

• Обеспечивать и оформлять все необходимые документы для работы иностранных граждан компании, в рамках законодательства КР и политик компании.

Требования:

• Образование – высшее

• Опытный пользователь MS Office.

• Английский: intermediate.

• Опыт организации мероприятий и сервиса на высоком уровне для сотрудников и клиентов.

• Отличные коммуникативные навыки.

• Опыт подготовки официальных документов.

• Опыт работы с бюджетами и аналитикой данных.

• Приветствуется опыт ведения проектов или внедрения инноваций.

• Умение работать в режиме многозадачности и коротких сроков.

• Ответственность, клиентоориентированность, креативность, инновационность.