Quali sono, oltre ai costi del personale, le voci di spesa ammissibili nei progetti europei?

Quando parliamo di finanziamenti europei è necessario includere nei costi diretti le seguenti categorie:

- Third parties
- Viaggi e soggiorni
- Attrezzature (equipment)
- Altri beni e servizi
- Altre categorie eventualmente identificate nel Grant Agreement

Le third parties (parti terze) sono soggetti giuridici che pur non essendo parte del Grant Agreement (contratto di sovvenzione) forniscono un contributo non finanziario al progetto, anche detto contributo in natura (contribution in kind).

Queste parti terze possono essere soggetti indipendenti oppure parti correlate (linked third parties). In entrambi i casi è necessario definire accuratamente il tipo di rapporto nel Grant Agreement, affinché i costi siano ammissibili.

Le third parties mettono a disposizione del progetto servizi o beni; queste prestazioni non devono però costituire l’attività economica prevalente dell’ente. Ad esempio, un’università potrebbe mettere a disposizione del beneficiario l’utilizzo di laboratori e di specifici macchinari.

In fase di rendicontazione è importante tenere presente che le third parties si differenziano dal subcontractor. Questi ultimi, infatti, vendono beni o servizi al beneficiario (strettamente necessari per l’implementazione dell’azione) ed è incluso un margine di profitto sul costo del servizio.

I subcontractor possono, quindi, avere un interesse economico alla partecipazione al progetto, mentre per le third parties i costi non possono eccedere l’importo necessario per l’azione, escludendo dunque qualsiasi interesse economico (il third party ha in genere un interesse scientifico a partecipare alle attività).

Altri costi diretti sono costi per viaggi e soggiorni. Di questi, è rendicontabile solo il costo effettivo che deve essere inerente, necessario e limitato alle esigenze dell’azione e deve essere sostenuto durante la durata del progetto. I costi possono essere sostenuti sia dal lead partner che da eventuali partner esterni purché già previsti nel Grant Agreement.

Le spese di viaggio devono sempre essere documentate!

Il consiglio degli esperti è infatti quello di conservare biglietti, boarding pass, scontrini e fatture che indicano costi imputabili a questa voce.

I costi dei materiali (equipment) sono imputabili ai costi diretti. Per rendicontare il costo dell’ammortamento dei materiali, si deve fare attenzione al tipo di contabilità del beneficiario: se quest’ultimo ha una contabilità ordinaria, il costo dell’ammortamento sarà quello frutto dell’ordinaria contabilità.

Se si dispone di una contabilità per cassa, il costo va ripartito sulla durata del progetto intero. Inoltre, è possibile anche includere a budget materiali acquistati prima dell’inizio del progetto, ma in questo caso si rendiconta il costo non ancora ammortizzato alla data di inizio del progetto.

I costi di acquisto di beni e servizi includono materiali e forniture (ex pubblicazioni scientifiche), disseminazione e organizzazione eventi e costi per la protezione della proprietà intellettuale. Ricorda sempre di utilizzare un’adeguata procedura di acquisto e conserva sempre tutti i documenti attinenti.